Zarządca nieruchomości: kto to jest, umowa o zarządzanie i odpowiedzialność

Wspólnota szuka firmy, która przejmie budynek, albo masz już zarządcę i po zalaniu piwnicy nie wiesz, kto za to zapłaci. Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami (art. 184a ustawy o gospodarce nieruchomościami, dalej: u.g.n.). Od 1.01.2014 nie potrzebuje licencji. Musi za to mieć obowiązkowe ubezpieczenie OC i umowę o zarządzanie nieruchomością w formie pisemnej lub elektronicznej pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2, art. 186 ust. 3 u.g.n.). Za szkodę z nienależytego wykonania tej umowy odpowiada na zasadach ogólnych (art. 471 k.c.).

Masz taką sprawę? Zobacz, jak pomagam: Zarządcy nieruchomości.

Stan prawny na 2.11.2026. Opisuję zarządcę według ustawy o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. 2026 poz. 399) i ustawy o własności lokali (t.j. Dz.U. 2026 poz. 232, dalej: u.w.l.). Zmiany u.g.n. ogłoszone po tekście jednolitym nie dotyczą przepisów o zarządcach. Kilka kwestii (zmiana zarządcy zwykłą uchwałą, uchwała notarialna zamiast umowy) sądy oceniają różnie i piszę to wprost.

Zarządca nieruchomości – kto to jest?

Zarządca nieruchomości to przedsiębiorca, który zawodowo zarządza cudzymi nieruchomościami (art. 184a u.g.n.). Może to być osoba fizyczna z jednoosobową działalnością albo spółka.

Zarządzanie nieruchomością to decyzje i czynności, które mają zapewnić racjonalną gospodarkę nieruchomością, w szczególności (art. 184b u.g.n.):

• właściwą gospodarkę ekonomiczno-finansową,
• bezpieczeństwo użytkowania i właściwą eksploatację,
• bieżące administrowanie,
• utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym,
• uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.

Przepisów o zarządcach nie stosuje się, gdy właściciel zarządza nieruchomością bezpośrednio (art. 190a u.g.n.). Jeżeli sam administrujesz swoją kamienicą albo lokalami na wynajem, nie jesteś zarządcą w rozumieniu ustawy.

Czy zarządca nieruchomości potrzebuje licencji albo kursu?

Nie. Licencję zawodową zarządcy zniosła ustawa deregulacyjna (Dz.U. 2013 poz. 829) z dniem 1.01.2014. Kurs, studia podyplomowe czy certyfikat stowarzyszenia to dziś wybór, nie wymóg ustawy.

Ustawa wymaga dwóch rzeczy:

1. OC. Zarządca podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem nieruchomością, także działaniem osób, które pracują pod jego nadzorem (art. 186 ust. 3 u.g.n.). Minimalna suma gwarancyjna to równowartość 50 000 euro na jedno zdarzenie i na wszystkie zdarzenia w okresie ubezpieczenia nie dłuższym niż 12 miesięcy. Obowiązek powstaje najpóźniej dzień przed rozpoczęciem czynności (§ 3 i § 4 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z 26.04.2019, Dz.U. 2019 poz. 802).
2. Umowa o zarządzanie w formie pisemnej lub elektronicznej (art. 185 ust. 2 u.g.n.; elektroniczna od 1.09.2017). Forma elektroniczna to oświadczenie opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 k.c.).

Sprawdzenie zarządcy przed podpisaniem umowy zacznij od wpisu w CEIDG albo KRS i od polisy OC z datą ważności.

Co robi zarządca nieruchomości i jakie ma uprawnienia?

Zarządca ma tyle uprawnień, ile daje mu umowa. Zakres zarządzania określa umowa o zarządzanie, zawarta z właścicielem, wspólnotą mieszkaniową albo inną osobą, której przysługuje prawo do nieruchomości, ze skutkiem bezpośrednio dla tej osoby (art. 185 ust. 2 u.g.n.).

W praktyce zarządca:

• prowadzi rozliczenia, zaliczki i windykację,
• zleca konserwację, sprzątanie i naprawy,
• organizuje kontrole okresowe budynku: co najmniej raz w roku i raz na 5 lat, a w budynkach o powierzchni zabudowy ponad 2000 m² – dwa razy w roku, do 31 maja i do 30 listopada (art. 62 ust. 1 pkt 1–3 Prawa budowlanego),
• przygotowuje plan gospodarczy i zebrania właścicieli.

Prawo budowlane nakłada obowiązki utrzymania budynku i kontroli na „właściciela lub zarządcę” (art. 61 i 62 Prawa budowlanego). Dlatego umowa powinna wprost mówić, kto zleca kontrole i kto płaci za ich wykonanie.

Zarządca nieruchomości a zarząd wspólnoty – czym się różnią?

Zarząd wspólnoty to jej organ. Zarządca to firma z zewnątrz. Jak zarząd podejmuje decyzje z właścicielami i jak zaskarżyć ich uchwałę, opisuję w tekście Wspólnota mieszkaniowa: co to jest, kto decyduje i jak zaskarżyć uchwałę. Tu tylko trzy modele zarządu z ustawy o własności lokali:

Te modele się nie łączą. Sąd Najwyższy uznał, że we wspólnocie nie może jednocześnie działać zarząd z wyboru i zarządca z art. 18 u.w.l. Firma, z którą umowę zawarł zarząd, jest wtedy administratorem, a nie zarządcą w rozumieniu ustawy o własności lokali (uchwała SN z 16.02.2012, III CZP 96/11; wyrok SN z 29.09.2010, V CSK 52/10).

Administrator może dostać od zarządu tylko czynności zwykłego zarządu. Umowa może go też umocować do działania w sądzie w tych granicach, np. do pozywania o zaległe zaliczki (uchwała SN z 18.10.2013, III CZP 42/13). Na czynności ponad zwykły zarząd, np. wynagrodzenie zarządcy, plan gospodarczy czy wysokość opłat, potrzebna jest uchwała właścicieli (art. 22 ust. 2 i 3 u.w.l.).

Zarządca z art. 18 u.w.l. działa według umowy. W braku odmiennych postanowień stosuje się do niego przepisy o zarządzie (art. 33 u.w.l.). Prowadzi ewidencję kosztów i zaliczek, sporządza protokół przejęcia budynku i dokumentacji technicznej, rozlicza się przez rachunek bankowy, składa roczne sprawozdanie i zwołuje zebranie najpóźniej w pierwszym kwartale (art. 29 ust. 1–1b, art. 30 ust. 1 u.w.l.). Jeżeli umowa lub uchwała nie stanowi inaczej, w granicach zarządu reprezentuje wspólnotę także w sądzie (uchwała SN z 9.02.2017, III CZP 106/16).

Jak wspólnota powierza zarząd zarządcy i jak go odwołuje?

Zarząd powierzony wymaga aktu notarialnego. Właściciele lokali mogą określić sposób zarządu w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo w umowie zawartej później w formie aktu notarialnego (art. 18 ust. 1 u.w.l.). Taki zapis często jest już w akcie, w którym deweloper sprzedał pierwszy lokal. Wiąże on każdego kolejnego nabywcę (art. 18 ust. 2 u.w.l.).

To dwa różne dokumenty. Akt notarialny zawierają między sobą właściciele lokali, a nie właściciele z zarządcą (uzasadnienie uchwały III CZP 129/08). Obowiązki, wynagrodzenie i wypowiedzenie reguluje osobna umowa o zarządzanie z firmą (art. 185 ust. 2 u.g.n.).

Zwykła uchwała nie zastąpi aktu. Firma, której wspólnota „powierzyła zarząd” zwykłą uchwałą z powołaniem na art. 20 u.w.l., nie jest zarządem wspólnoty, bo członkiem zarządu może być tylko osoba fizyczna (uchwała SN z 27.11.2003, III CZP 74/03).

Zmiana sposobu zarządu ustalonego w akcie wymaga uchwały właścicieli zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a u.w.l.). Uważaj na dwie sytuacje:

• Przejście z zarządu z wyboru na zarząd powierzony uchwałą notarialną. Sąd Apelacyjny w Krakowie uznał, że art. 18 ust. 2a dotyczy tylko zmiany sposobu zarządu określonego wcześniej w akcie notarialnym (postanowienie z 23.03.2017, I ACz 187/17). Najbezpieczniej zawrzeć wtedy umowę notarialną wszystkich właścicieli.
• Zmiana samej osoby zarządcy. Przeważa pogląd, że to nie zmienia sposobu zarządu i wystarcza zwykła uchwała (postanowienie SN z 27.02.2009, II CZ 4/09; wyrok SA w Gdańsku z 29.05.2023, I ACa 841/22). W uchwale III CZP 129/08 Sąd Najwyższy wymagał jednak uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, bo zarządcę wpisuje się do księgi wieczystej. Jeżeli zarządca jest wpisany w dziale III, idź do notariusza.

Odwołanie wygląda różnie w każdym modelu:

1. Zarząd z wyboru właściciele mogą w każdej chwili odwołać uchwałą (art. 20 ust. 2 u.w.l.).
2. Umowę z administratorem albo zarządcą każda strona może wypowiedzieć w każdym czasie, także zawartą na czas oznaczony, chyba że umowa to wyłącza (art. 746 § 1 i 2 w zw. z art. 750 k.c.; wyrok SN z 9.10.2013, V CSK 472/12, w sporze dwóch spółek). Wspólnota rozlicza wtedy wydatki i wynagrodzenie za dotychczasowe czynności. Wypowiedzenie bez ważnego powodu może dać drugiej stronie roszczenie o naprawienie szkody. Z wypowiedzenia z ważnych powodów nie można się z góry zrzec (art. 746 § 3 k.c.).
3. Brak polisy. Gdy zarządca nie dołączy do umowy kopii polisy OC albo nie poinformuje o zmianach w ubezpieczeniu, wezwij go na piśmie do przedłożenia kopii w 7 dni. Po bezskutecznym terminie możesz wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym (art. 186 ust. 3a i 3b u.g.n.).

Jeżeli we wspólnocie powyżej 3 lokali nikt nie zarządza, każdy właściciel może żądać, by sąd ustanowił zarządcę przymusowego (art. 26 ust. 1 u.w.l.).

Umowa o zarządzanie nieruchomością – co powinna zawierać (wzór zapisów)?

Ustawa nie podaje wzoru ani listy obowiązkowych elementów. Wymaga formy pisemnej lub elektronicznej i załącznika: kopii polisy OC aktualnej w dniu zawarcia umowy (art. 185 ust. 2, art. 186 ust. 3a u.g.n.). Resztę kształtują strony (art. 353¹ k.c.). W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy o zleceniu (art. 750 k.c.; V CSK 472/12).

Dobra umowa o zarządzanie nieruchomością wspólną, prywatną czy komercyjną zawiera:

1. Strony i podstawę: przy wspólnocie – kto ją reprezentuje i na podstawie jakiej uchwały albo aktu notarialnego.
2. Zakres: lista czynności w załączniku, z wyraźnym wskazaniem, czego zarządca nie robi, np. nadzoru inwestorskiego przy remoncie dachu.
3. Umocowanie: do jakiej kwoty zarządca sam zleca naprawy, czy może reprezentować w sądzie (art. 87 § 1 k.p.c.).
4. Wynagrodzenie: kwota, sposób liczenia, co jest w cenie, a co płatne osobno. We wspólnocie wynagrodzenie zarządcy ustala uchwała (art. 22 ust. 3 pkt 1 u.w.l.).
5. Raporty: co miesiąc lub co kwartał – stan rachunku, zaległości, zlecone prace. Ustawa i tak każe zarządcy udzielać potrzebnych wiadomości i złożyć sprawozdanie (art. 740 k.c.).
6. Pieniądze: osobny rachunek bankowy nieruchomości (przy zarządzie powierzonym obowiązkowo – art. 30 ust. 1 pkt 1 u.w.l.).
7. Podwykonawcy: czy zarządca może powierzać czynności innym (art. 738 § 1 k.c.).
8. Odpowiedzialność i OC: suma ubezpieczenia, obowiązek przedłużania polisy, ewentualne rozszerzenie odpowiedzialności (art. 473 § 1 k.c.).
9. Wypowiedzenie: okres wypowiedzenia, ważne powody, rozwiązanie w trybie art. 186 ust. 3b u.g.n.
10. Przekazanie dokumentów: termin wydania dokumentacji, kluczy i rozliczenia po zakończeniu umowy, protokół.

Najwięcej sporów rodzi zakres opisany jednym zdaniem: „kompleksowe zarządzanie”.

Za co odpowiada zarządca nieruchomości?

Zarządca odpowiada za szkodę wynikłą z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, chyba że wynika ona z okoliczności, za które nie odpowiada (art. 471 k.c.). Co do zasady odpowiada za niezachowanie należytej staranności (art. 472 k.c.). U przedsiębiorcy ocenia się ją z uwzględnieniem zawodowego charakteru działalności (art. 355 § 2 k.c.).

• Za pracowników i pomocników odpowiada jak za siebie (art. 474 k.c.). Gdy umowa pozwala mu powierzyć zlecenie zastępcy i zawiadomił o tym wspólnotę, odpowiada co do zasady tylko za staranny wybór zastępcy (art. 738 § 1 k.c.).
• Umową można rozszerzyć jego odpowiedzialność (art. 473 § 1 k.c.). Nie można wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie (art. 473 § 2 k.c.).
• OC pokrywa szkody wyrządzone w związku z zarządzaniem, bez możliwości umownego ograniczenia odpowiedzialności ubezpieczyciela (§ 2 ust. 1, 2 i 4 rozporządzenia z 2019 r.).

W uzasadnieniu uchwały z 16.02.2012 (III CZP 96/11) Sąd Najwyższy rozróżnił trzy sytuacje. Zarządca z art. 18 u.w.l. odpowiada z umowy (art. 471 k.c.), a profesjonalista – za staranność właściwą dla zawodowego charakteru działalności. Członkowie zarządu z wyboru odpowiadają wobec wspólnoty z art. 415 k.c. Gdy zarząd zatrudnił firmę administrującą, firma odpowiada z umowy, a zarząd z art. 429 k.c. (za wybór). Sama uchwała dotyczyła licencji, która już nie obowiązuje.

Jak to wygląda w sądzie? Sąd Okręgowy w Poznaniu zasądził od zarządcy na rzecz wspólnoty 117 756,15 zł. Zarządca wybrał wykonawcę remontu przewodów kominowych bez doświadczenia, nie nadzorował prac, nie poinformował właścicieli o wyborze oferty i odebrał roboty bez zastrzeżeń (wyrok I instancji z 17.11.2016, XVIII C 709/15). To ocena konkretnej sprawy, a nie reguła.

Przykład z życia

Wspólnota w Lublinie liczy 28 lokali i ma 3-osobowy zarząd z wyboru. W 2025 r. zarząd zawarł z firmą administrującą pisemną umowę o zarządzanie na czas do 31 grudnia 2027 r. Umowa przekazuje firmie organizowanie kontroli okresowych budynku. Wynagrodzenie ustalili właściciele uchwałą.

W poniedziałek 16 lutego 2026 r. woda z niedrożnego odwodnienia dachu zalewa klatkę i piwnice. Okazuje się, że w 2025 r. nikt nie zlecił kontroli rocznej (art. 62 ust. 1 pkt 1 Prawa budowlanego). Naprawa kosztuje 18 400 zł. Do umowy nie dołączono kopii polisy OC.

W poniedziałek 2 marca 2026 r. zarząd wysyła firmie pismo z dwoma żądaniami: przedłożenia kopii polisy w 7 dni i zapłaty 18 400 zł. Firma odbiera pismo w środę 4 marca. Termin na polisę mija w środę 11 marca (art. 111 § 2 k.c.). Polisy nie ma, więc w czwartek 12 marca zarząd wypowiada umowę ze skutkiem natychmiastowym (art. 186 ust. 3b u.g.n.). To, że umowę zawarto na czas oznaczony, nie przeszkadza.

Właściciele podejmują uchwałę o wynagrodzeniu nowej firmy (art. 22 ust. 3 pkt 1 u.w.l.). Zarząd podpisuje z nią umowę od 1 kwietnia 2026 r., z polisą w załączniku. O 18 400 zł wspólnota może pozwać dotychczasową firmę (art. 471 k.c.). Wynik zależy od tego, czy szkodę spowodował brak kontroli i czy firma wykaże, że nie ponosi za to odpowiedzialności.

Co możesz zrobić

Jeżeli jesteś we wspólnocie albo jesteś właścicielem:

1. Ustal model zarządu: zajrzyj do aktu notarialnego zakupu lokalu i do działu III księgi wieczystej nieruchomości wspólnej.
2. Poproś zarządcę o umowę, polisę OC z datą ważności i ostatnie protokoły kontroli okresowych (art. 29 ust. 3 u.w.l. – prawo kontroli działalności zarządu).
3. Przed podpisaniem nowej umowy sprawdź zakres, raporty, umocowanie i wypowiedzenie według listy wyżej.
4. Przy szkodzie zbierz dowody: zdjęcia, protokół, korespondencję, kosztorys. Wezwij zarządcę do zapłaty i zgłoś szkodę z jego OC.

Jeżeli jesteś zarządcą:

1. Dołącz do każdej umowy aktualną polisę i informuj o każdej zmianie (art. 186 ust. 3a u.g.n.).
2. Opisz w umowie, czego nie robisz. To najprostsza granica odpowiedzialności.
3. Przy przejęciu budynku spisz protokół i wezwij poprzednika lub dewelopera o brakujące dokumenty.

Prowadzę obsługę prawną zarządców i wspólnot w Lublinie i w całej Polsce. Piszę i opiniuję umowy o zarządzanie, projekty uchwał i protokoły przejęcia. Prowadzę spory o odszkodowanie po stronie wspólnoty albo zarządcy. Zakres opisuję na stronie Obsługa prawna zarządców nieruchomości. Nie obiecuję wyniku. Powiem wprost, czy umowa chroni Twój interes i co zmienić przed podpisem.

Masz podobną sytuację? Opisz ją w formularzu poniżej. W ciągu 24 h roboczych odpiszę, co trzeba zrobić, i prześlę ofertę z ceną i terminem. Do akceptacji oferty nic nie płacisz.

Najczęstsze pytania

Czy zarządca nieruchomości musi mieć licencję?

Nie, od 1.01.2014 (ustawa z 13.06.2013, Dz.U. 2013 poz. 829). Musi mieć obowiązkowe OC z minimalną sumą gwarancyjną 50 000 euro (art. 186 ust. 3 u.g.n., § 4 ust. 1 rozporządzenia z 26.04.2019).

Czym różni się zarządca od zarządu wspólnoty?

Zarząd to organ wspólnoty złożony z osób fizycznych wybranych uchwałą (art. 20 ust. 1 u.w.l.). Zarządca to podmiot zewnętrzny: albo administrator zatrudniony przez zarząd do czynności zwykłego zarządu (III CZP 42/13), albo zarządca z art. 18 u.w.l., któremu zarząd powierzono w akcie notarialnym.

Jaką formę musi mieć umowa o zarządzanie nieruchomością?

Pisemną lub elektroniczną pod rygorem nieważności (art. 185 ust. 2 u.g.n.). Załącznikiem jest kopia polisy OC aktualnej w dniu zawarcia umowy (art. 186 ust. 3a u.g.n.).

Czy można wypowiedzieć umowę z zarządcą zawartą na czas określony?

Co do zasady tak, w każdym czasie, chyba że umowa to wyłącza, bo do umowy o zarządzanie stosuje się przepisy o zleceniu (art. 746 § 1 w zw. z art. 750 k.c.; wyrok SN V CSK 472/12). Bez ważnego powodu możesz odpowiadać za szkodę zarządcy, a z ważnych powodów wypowiedzieć możesz zawsze (art. 746 § 1 i 3 k.c.).

Ile zarabia zarządca nieruchomości?

Ustawa nie określa wynagrodzenia; ustala je umowa (art. 735 § 1 k.c.). We wspólnocie wynagrodzenie zarządcy wymaga uchwały właścicieli lokali (art. 22 ust. 3 pkt 1 u.w.l.).

Źródła

• Ustawa z 21.08.1997 o gospodarce nieruchomościami (t.j. Dz.U. 2026 poz. 399): art. 184a, 184b, 185 ust. 2, 186 ust. 3–3b, 190a.
• Ustawa z 13.06.2013 o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz.U. 2013 poz. 829): art. 50.
• Ustawa z 20.07.2017 o zmianie ustawy o gospodarce nieruchomościami (Dz.U. 2017 poz. 1509): art. 1 pkt 39–40, art. 10.
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 26.04.2019 w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej zarządcy nieruchomości (Dz.U. 2019 poz. 802): § 2–4.
• Ustawa z 24.06.1994 o własności lokali (t.j. Dz.U. 2026 poz. 232): art. 18, 20, 21 ust. 1, 22 ust. 2 i 3, 26 ust. 1, 29 ust. 1–1b i 3, 30 ust. 1, 33.
• Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 78¹ § 1, 111 § 2, 353¹, 355 § 2, 415, 429, 471–474, 735, 738, 740, 746, 750.
• Prawo budowlane (t.j. Dz.U. 2026 poz. 524): art. 61, 62 ust. 1.
• Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 468): art. 87 § 1.
• Uchwały SN: z 27.11.2003, III CZP 74/03; z 21.01.2009, III CZP 129/08; z 16.02.2012, III CZP 96/11; z 18.10.2013, III CZP 42/13; z 9.02.2017, III CZP 106/16.
• Wyroki SN: z 29.09.2010, V CSK 52/10; z 9.10.2013, V CSK 472/12. Postanowienie SN z 27.02.2009, II CZ 4/09.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Gdańsku z 29.05.2023, I ACa 841/22; postanowienie Sądu Apelacyjnego w Krakowie z 23.03.2017, I ACz 187/17; wyrok Sądu Okręgowego w Poznaniu z 17.11.2016, XVIII C 709/15.