Umowa najmu mieszkania: zwykła, okazjonalna czy instytucjonalna – co wybrać

Chcesz wynająć mieszkanie i boisz się lokatora, który przestanie płacić i nie wyjdzie? Umowa najmu mieszkania może być zwykła, okazjonalna albo instytucjonalna. Prywatny właściciel, który nie prowadzi działalności w zakresie wynajmowania lokali, wybiera między zwykłą a okazjonalną (art. 19a ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów, dalej: u.o.p.l.). Firma wynajmująca lokale w ramach działalności gospodarczej – między zwykłą a instytucjonalną (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.). Okazjonalna i instytucjonalna wymagają oświadczenia najemcy u notariusza i pozwalają odzyskać mieszkanie bez procesu o eksmisję.

Masz taką sprawę? Zobacz, jak pomagam: Bezpieczny najem dla wynajmującego.

Stan prawny na 27.10.2026. Ustawa o ochronie praw lokatorów nie zmieniła się od tekstu jednolitego z 2023 r. Pomijam mieszkania gminne, najem socjalny i najem instytucjonalny z dojściem do własności. Kaucję omawiam krótko, bo ma osobny poradnik. Opłaty notarialne podaję z uwzględnieniem zmiany taksy od 5.11.2026.

Umowa najmu mieszkania – co to jest i jakie są rodzaje?

Przez umowę najmu wynajmujący oddaje najemcy mieszkanie do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca płaci umówiony czynsz (art. 659 § 1 Kodeksu cywilnego, dalej: k.c.). Bez czynszu to nie najem, tylko użyczenie (art. 710 k.c.). „Umowa najmu mieszkania za darmo” to więc użyczenie i przepisów o najmie okazjonalnym ani instytucjonalnym do niej nie zastosujesz.

Kodeks cywilny reguluje formę, czas trwania i wypowiedzenie, a u.o.p.l. chroni najemcę i tworzy dwa szczególne rodzaje umowy:

• zwykła – może ją zawrzeć każdy właściciel, a najemcę chroni cała u.o.p.l.,
• najmu okazjonalnego – dla właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 u.o.p.l.),
• najmu instytucjonalnego – dla osoby fizycznej, spółki albo innej firmy, która prowadzi taką działalność (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.).

Wynająć możesz też część mieszkania, np. pokój. Najemca co do zasady nie podnajmie mieszkania bez Twojej zgody (art. 688² k.c.).

Zwykła, okazjonalna i instytucjonalna – porównanie w tabeli

Artykuły bez oznaczenia to u.o.p.l. Przewagi najmu okazjonalnego działają tylko po zgłoszeniu umowy w terminie (art. 19b ust. 3, art. 19e).

Na ile podpisać umowę najmu mieszkania: na czas określony czy nieokreślony?

Przy zwykłej umowie decydujecie sami, z dwiema granicami:

• Najem na ponad rok zawierasz na piśmie. Bez pisma umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony (art. 660 k.c.).
• Najem na ponad 10 lat po upływie 10 lat uważa się za zawarty na czas nieoznaczony (art. 661 § 1 k.c.).

Umowę na czas nieoznaczony z czynszem płatnym miesięcznie wypowiada się najpóźniej na 3 miesiące naprzód, na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 k.c.). Właściciel przy zwykłym najmie wypowie ją jednak tylko z przyczyn z u.o.p.l., na piśmie pod rygorem nieważności i z podaniem przyczyny (art. 11 ust. 1). Najczęstsza to zaległość za co najmniej 3 pełne okresy płatności, po pisemnym uprzedzeniu i dodatkowym miesiącu na zapłatę (art. 11 ust. 2 pkt 2).

Umowę na czas oznaczony obie strony wypowiedzą w wypadkach określonych w umowie (art. 673 § 3 k.c.). Bez takiego zapisu najemca co do zasady płaci do końca umowy. Czy właściciel wypowie ją wtedy z przyczyn ustawowych, np. przy zaległościach (art. 11 ust. 2 u.o.p.l.), jest sporne. SN przyjął, że tak, ale dla umowy sprzed 2001 r. (uchwała SN z 7.06.2006, III CZP 30/06), a w komentarzach jest pogląd przeciwny. Wpisz więc te przyczyny do umowy.

Najem okazjonalny i instytucjonalny wygasają po upływie czasu, na jaki je zawarto (art. 19d ust. 1, art. 19i ust. 1 u.o.p.l.).

Umowa najmu okazjonalnego – co musi zawierać i jak ją zawrzeć?

Najem okazjonalny to umowa najmu mieszkania na czas oznaczony z trzema załącznikami (art. 19a ust. 2 u.o.p.l.):

1. Oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego. Najemca poddaje się egzekucji i zobowiązuje się opróżnić i wydać mieszkanie w terminie z żądania właściciela.
2. Wskazanie innego lokalu, w którym najemca zamieszka, gdy dojdzie do egzekucji.
3. Zgoda właściciela tego lokalu (albo osoby, która ma do niego tytuł prawny) na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Na Twoje żądanie zgoda musi mieć podpis notarialnie poświadczony.

Wynagrodzenie notariusza za oświadczenie najemcy wynosi najwyżej 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę (art. 19a ust. 7 u.o.p.l.): w 2026 r. 480,60 zł, od 1.01.2027 r. 495 zł, co do zasady plus VAT i wypisy. Poświadczenie podpisu na zgodzie właściciela lokalu kosztuje dziś najwyżej 20 zł, a od 5.11.2026 r. najwyżej 60 zł, plus VAT (§ 13 pkt 1 lit. b rozporządzenia w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej). Ustawa nie mówi, kto płaci notariuszowi, więc zapisz to w umowie.

Najważniejszy jest termin. Zgłaszasz zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu dla Twojego miejsca zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od podpisu (art. 19b ust. 1 u.o.p.l.). Jeżeli nie zdążysz, nie stosuje się art. 19c i 19d, czyli m.in. opróżnienia lokalu na podstawie aktu notarialnego (art. 19b ust. 3). Najemcę chroni wtedy prawie cała u.o.p.l., bo wyłączenia z art. 19e działają tylko po zgłoszeniu.

Sam nagłówek „najem okazjonalny” nic nie daje. Umowa bez załączników i bez zgłoszenia ma ograniczoną skuteczność: pozostaje umową najmu mieszkania na czas oznaczony, ale bez szybkiej ścieżki opróżnienia lokalu (wyrok SO w Poznaniu z 5.11.2025, II Ca 606/25; tak też wyrok SO w Poznaniu z 30.06.2014, XV Ca 217/14).

Co dzieje się w trakcie i po zakończeniu najmu:

• Najemca traci wskazany lokal. Ma 21 dni na wskazanie nowego lokalu ze zgodą jego właściciela (art. 19a ust. 3). Jeżeli tego nie zrobi, możesz wypowiedzieć umowę na piśmie z co najmniej 7-dniowym okresem wypowiedzenia (art. 19d ust. 5).
• Najemca nie wyprowadza się po końcu umowy. Doręczasz mu żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem i terminem co najmniej 7 dni od doręczenia (art. 19d ust. 2 i 3).
• Termin minął. Składasz do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu najemcy. Dołączasz żądanie z dowodem doręczenia albo nadania poleconym, dokument o Twoim tytule prawnym do mieszkania i potwierdzenie zgłoszenia (art. 19d ust. 4). Opłata sądowa wynosi 50 zł (art. 71 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych).

Proces o eksmisję nie jest potrzebny, bo akt notarialny z poddaniem się egzekucji obowiązku wydania rzeczy w oznaczonym terminie jest tytułem egzekucyjnym (art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego). Przepisów o lokalu socjalnym i o wstrzymaniu eksmisji od 1 listopada do 31 marca nie stosuje się (art. 19e u.o.p.l.). Więcej o przygotowaniu takiej umowy piszę w tekście Jak bezpiecznie wynająć mieszkanie? Kompletny poradnik prawnika od nieruchomości.

Najem instytucjonalny – co to jest i kiedy go zawrzesz?

Najem instytucjonalny to umowa najmu mieszkania zawierana przez osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.). To odpowiednik najmu okazjonalnego dla firm, np. spółek z mieszkaniami na wynajem.

Umowę zawiera się na piśmie pod rygorem nieważności i na czas oznaczony, bez 10-letniego limitu z art. 661 § 1 k.c. (art. 19f ust. 2, art. 19g ust. 1). Załącznikiem jest akt notarialny, w którym najemca poddaje się egzekucji i przyjmuje do wiadomości, że nie przysługuje mu najem socjalny ani pomieszczenie tymczasowe (art. 19f ust. 3). Limit wynagrodzenia notariusza jest taki sam jak przy najmie okazjonalnym (art. 19g ust. 2).

Najem instytucjonalny a okazjonalny – najważniejsze różnice:

• Bez wskazania lokalu. Najemca nie wskazuje lokalu, do którego się wyprowadzi, i nie przynosi zgody jego właściciela.
• Bez zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Art. 19f–19j u.o.p.l. tego nie wymagają.
• Dłuższy termin w żądaniu. Najemca dostaje co najmniej 14 dni na opróżnienie lokalu, a nie 7 (art. 19i ust. 3 pkt 3).
• Kaucja w trakcie najmu. Gdy najemca nie zapłaci w terminie, właściciel może pokryć dług z kaucji, a najemca uzupełnia ją do pełnej wysokości w terminie z umowy albo z pisma właściciela (art. 19f ust. 7 i 8).

Jak rozliczyć kaucję, opisuję w tekście Kaucja za mieszkanie: ile może wynosić, kiedy zwrot i jakie potrącenia.

Umowa najmu mieszkania u notariusza – kiedy jest potrzebny?

Samej umowy najmu nie podpisujesz u notariusza, wystarczy pismo (art. 660 k.c., art. 19a ust. 6 i art. 19g ust. 1 u.o.p.l.). Notariusz sporządza tylko oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym, a przy okazjonalnym ewentualnie poświadcza podpis na zgodzie właściciela wskazanego lokalu. Ustawa każe te dokumenty załączyć do umowy (art. 19a ust. 2), więc bezpieczniej mieć je przed wydaniem kluczy.

Kto podpisuje umowę, gdy najemcami są małżonkowie?

Małżonkowie są najemcami z mocy prawa, jeżeli najem mieszkania dla ich rodziny nawiązano w czasie trwania małżeństwa, bez względu na ich stosunki majątkowe (art. 680¹ § 1 k.c.). Tak jest także wtedy, gdy umowę podpisał jeden z nich. Wypowiedzenie musi więc trafić do każdego z małżonków: wypowiedzenie wysłane tylko mężowi nie zakończyło najmu żony (wyrok SO w Łodzi z 9.01.2015, III Ca 874/14, mieszkanie gminne).

Moja rada dla właściciela: niech umowę podpisują oboje małżonkowie, a przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym oboje składają oświadczenie u notariusza. Unikniesz sporu, czy akt jednego wystarcza wobec drugiego. Za czynsz odpowiadają solidarnie z najemcą także stale mieszkające z nim osoby pełnoletnie, z wyjątkami, i tylko za czas wspólnego mieszkania (art. 688¹ k.c.).

Wzór umowy najmu mieszkania – co powinien zawierać?

Wzór z internetu nie wie, który rodzaj najmu wybierasz. Sprawdź, czy umowa ma:

1. Strony (po stronie najemcy oboje małżonkowie) i oznaczenie mieszkania z numerem księgi wieczystej.
2. Rodzaj najmu, np. „umowa najmu okazjonalnego lokalu w rozumieniu art. 19a u.o.p.l.”.
3. Czas trwania z datą rozpoczęcia najmu.
4. Czynsz, termin płatności i opłaty: co najemca płaci dostawcom, a co przez Ciebie.
5. Zasady podwyżki czynszu. Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym podniesiesz czynsz wyłącznie na warunkach z umowy (art. 19c ust. 2, art. 19h ust. 2).
6. Wypadki wypowiedzenia dla obu stron przy umowie na czas oznaczony, w tym przyczyny z art. 11 ust. 2 u.o.p.l. (art. 673 § 3 k.c.).
7. Kaucję w granicach ustawy i protokół zdawczo-odbiorczy ze stanem mieszkania i liczników.
8. Załączniki przy najmie okazjonalnym albo instytucjonalnym.

Aneks do najmu okazjonalnego i instytucjonalnego wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności (art. 19a ust. 6, art. 19g ust. 1 u.o.p.l.). Zwykłą umowę też zmieniaj na piśmie (art. 77 § 1 k.c.). Zgłoszenie umowy w urzędzie skarbowym nie rozlicza podatku od przychodu z najmu: sposób opodatkowania ustal z księgowym albo doradcą podatkowym.

Przykład. Pani Ewa ma dwupokojowe mieszkanie w Lublinie. Nie prowadzi działalności gospodarczej. Wynajmuje je panu Markowi za 2 800 zł miesięcznie, na rok: od wtorku 1 grudnia 2026 r. do 30 listopada 2027 r. Wybiera najem okazjonalny.

W piątek 20 listopada 2026 r. pan Marek składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Notariusz pobierze najwyżej 480,60 zł plus VAT (591,14 zł brutto) i opłatę za wypisy. Jako lokal na wypadek egzekucji pan Marek wskazuje mieszkanie swojej matki. Podpis matki na zgodzie notariusz poświadcza za najwyżej 60 zł plus VAT. Kaucja może wynieść najwyżej 16 800 zł (6 × 2 800 zł), a przy zwykłej umowie 33 600 zł.

Klucze pani Ewa wydaje 1 grudnia 2026 r. Zgłoszenie do urzędu skarbowego musi złożyć najpóźniej we wtorek 15 grudnia 2026 r. Jeżeli zgłosi umowę 16 grudnia, po zakończeniu najmu nie skorzysta z aktu notarialnego i przy sporze czeka ją pozew o eksmisję. Ile to może trwać, opisuję w tekście Ile trwa eksmisja lokatora bez tytułu prawnego? Kalendarz 2026.

Gdyby mieszkanie wynajmowała spółka pani Ewy, która zawodowo wynajmuje lokale, zawarłaby najem instytucjonalny: bez lokalu matki, bez zgłoszenia, z terminem co najmniej 14 dni w żądaniu opróżnienia lokalu.

Co możesz zrobić przed podpisaniem umowy najmu

1. Ustal, który rodzaj najmu jest dla Ciebie dostępny: czy wynajmujesz prywatnie, czy w ramach działalności w zakresie wynajmowania lokali.
2. Zdecyduj o czasie trwania i wpisz wypadki wypowiedzenia.
3. Przy najmie okazjonalnym umów notariusza przed wydaniem kluczy i odbierz wskazanie lokalu ze zgodą jego właściciela.
4. Zapisz w kalendarzu datę rozpoczęcia najmu i datę o 14 dni późniejszą. To Twój termin na zgłoszenie w urzędzie skarbowym. Zachowaj potwierdzenie.

Mogę przygotować umowę najmu okazjonalnego albo instytucjonalnego z projektem oświadczenia najemcy dla notariusza, wzorem zgody właściciela wskazanego lokalu i zgłoszeniem do urzędu skarbowego. Jeżeli jesteś najemcą, sprawdzę projekt przed podpisem. Nie obiecuję, że najemca nie sprawi kłopotu. Powiem wprost, co umowa da Ci w najgorszym scenariuszu.

Masz podobną sytuację? Opisz ją w formularzu poniżej. W ciągu 24 h roboczych odpiszę, co trzeba zrobić, i prześlę ofertę z ceną i terminem. Do akceptacji oferty nic nie płacisz.

Najczęstsze pytania

Jakie są rodzaje umowy najmu mieszkania?

Trzy: zwykła, okazjonalna i instytucjonalna. Okazjonalną zawiera osoba fizyczna bez działalności w zakresie wynajmowania lokali (art. 19a ust. 1 u.o.p.l.), instytucjonalną – osoba lub firma z taką działalnością (art. 19f ust. 1).

Najem instytucjonalny – co to jest?

To umowa najmu mieszkania zawierana przez osobę lub firmę, która prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali (art. 19f ust. 1 u.o.p.l.). Zawiera się ją na piśmie i na czas oznaczony (art. 19f ust. 2, art. 19g ust. 1). Najemca poddaje się egzekucji u notariusza, więc po końcu najmu właściciel odzyskuje lokal bez procesu o eksmisję (art. 19f ust. 3, art. 19i).

Najem instytucjonalny a okazjonalny – czym się różnią?

Okazjonalny jest dla prywatnych właścicieli, instytucjonalny dla firm wynajmujących lokale zawodowo. Przy instytucjonalnym najemca nie wskazuje lokalu, do którego się wyprowadzi, a właściciel nie zgłasza umowy w urzędzie skarbowym. Termin w żądaniu opróżnienia lokalu wynosi co najmniej 14 dni zamiast 7 (art. 19i ust. 3 pkt 3, art. 19d ust. 3 pkt 3 u.o.p.l.).

Czy umowę najmu mieszkania trzeba podpisać u notariusza?

Nie. Umowę zawierasz na piśmie (art. 660 k.c., art. 19a ust. 6 i art. 19g ust. 1 u.o.p.l.). Przy najmie okazjonalnym i instytucjonalnym najemca składa u notariusza oświadczenie o poddaniu się egzekucji (art. 19a ust. 2 pkt 1, art. 19f ust. 3), w 2026 r. za najwyżej 480,60 zł plus VAT (art. 19a ust. 7, art. 19g ust. 2).

Co, jeśli nie zgłoszę najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w 14 dni?

Nie skorzystasz z opróżnienia lokalu na podstawie aktu notarialnego najemcy (art. 19b ust. 3 u.o.p.l.), a najemcę chroni prawie cała ustawa (art. 19e). Umowa nadal wiąże jako najem mieszkania na czas oznaczony (wyrok SO w Poznaniu z 5.11.2025, II Ca 606/25).

Czy umowa najmu mieszkania może być ustna albo za darmo?

Zwykła umowa na czas do roku może być ustna, choć trudno wtedy udowodnić warunki. Ustna umowa na dłużej obowiązuje jako zawarta na czas nieoznaczony (art. 660 k.c.). Najem okazjonalny i instytucjonalny bez pisma są nieważne (art. 19a ust. 6, art. 19g ust. 1 u.o.p.l.). Mieszkanie oddane bez czynszu to użyczenie, nie najem (art. 659 § 1 i art. 710 k.c.).

Źródła

• Ustawa z 21.06.2001 o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725): art. 6 ust. 1, 8a ust. 1–3, 9 ust. 5, 11 ust. 1 i 2, 14 ust. 1, 16, 19a–19j, 25d pkt 2 i 4.
• Ustawa z 23.04.1964 – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 77 § 1, 659 § 1, 660, 661 § 1, 673 § 3, 680¹ § 1, 688, 688¹, 688², 710.
• Ustawa z 17.11.1964 – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 468): art. 777 § 1 pkt 4.
• Ustawa z 28.07.2005 o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1228): art. 71 pkt 1.
• Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 28.06.2004 w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1566), zmienione rozporządzeniem z 13.10.2026 (Dz.U. 2026 poz. 1370, w życie 5.11.2026): § 13 pkt 1 lit. b.
• Rozporządzenia Rady Ministrów o minimalnym wynagrodzeniu: 4806 zł w 2026 r. (Dz.U. 2025 poz. 1242), 4950 zł w 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213).
• Uchwała SN z 7.06.2006, III CZP 30/06.
• Wyroki sądów okręgowych: SO w Poznaniu z 30.06.2014, XV Ca 217/14; SO w Łodzi z 9.01.2015, III Ca 874/14; SO w Poznaniu z 5.11.2025, II Ca 606/25.
• Komentarze: E. Bończak-Kucharczyk, Ochrona praw lokatorów i najem lokali mieszkalnych, wyd. V, 2021; M. Mazurek, Przegląd Sądowy 2015, nr 3.