Kary umowne w umowie z wykonawcą: jak je zapisać, kiedy się należą i kiedy sąd je obniży

Firma budowlana spóźnia się z domem o dwa miesiące, a Ty nie wiesz, czy możesz naliczyć karę i potrącić ją z ostatniej raty? Kary umowne w umowie z wykonawcą działają tylko wtedy, gdy umowa je zastrzega, za obowiązek niepieniężny i w określonej sumie, np. procent wynagrodzenia za dzień (art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, dalej: k.c.). Kara należy się bez dowodu szkody, jeżeli wykonawca odpowiada za spóźnienie. Odszkodowania ponad karę żądasz tylko wtedy, gdy umowa na to pozwala, a na żądanie wykonawcy sąd może karę obniżyć (art. 484 k.c.).

Masz taką sprawę? Zobacz, jak pomagam: Umowa o roboty budowlane.

Stan prawny na 7.11.2026. Opisuję umowę o roboty budowlane (art. 647 k.c.) i o remont budynku (art. 658 k.c.) z punktu widzenia inwestora, a osobno wykonawcy. Nie opisuję zamówień publicznych, umowy o pracę ani szczegółów umowy deweloperskiej. Część powołanych wyroków zapadła w sporach firm, co zaznaczam w tekście. Początek biegu przedawnienia kary i sumowanie kary za zwłokę z karą za odstąpienie są sporne.

Co to są kary umowne w umowie i za co można je zastrzec?

Kara umowna to ustalona z góry suma za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania niepieniężnego (art. 483 § 1 k.c.). Nie wynika z ustawy. Bez zapisu zostaje Ci odszkodowanie, a wtedy musisz udowodnić szkodę (art. 471, art. 6 k.c.). Co jeszcze wpisać do umowy, opisuję w tekście Umowa o roboty budowlane: co to jest i co musi zawierać, żeby chroniła inwestora. Tu piszę tylko o karach.

„Określona suma” nie musi być kwotą w złotych. Wystarczy sposób wyliczenia, np. stawka za każdy dzień. Zapis typu „kara według uznania inwestora” moim zdaniem tego warunku nie spełnia.

Zapłata kary nie zwalnia firmy z dokończenia robót, chyba że się na to zgodzisz (art. 483 § 2 k.c.).

Kiedy kara umowna się należy i co trzeba udowodnić?

Kara należy się, gdy wykonawca nie dotrzymał obowiązku i za to odpowiada. Ty wykazujesz umowę z karą, termin i jego przekroczenie (art. 6 k.c.), np. dziennikiem budowy i protokołem odbioru.

Szkody wykazywać nie musisz. Wykonawca nie uwolni się też od kary, dowodząc, że jej nie poniosłeś (uchwała SN w składzie 7 sędziów z 6.11.2003, III CZP 61/03, zasada prawna).

Wykonawca może wykazać, że spóźnienie wynika z okoliczności, za które nie odpowiada (art. 471 k.c.). W sporze podwykonawcy z generalnym wykonawcą kara odpadła, bo zamawiający po terminie zlecał dodatkowe prace, pożyczał pracowników wykonawcy i spóźnił się z dostawą urządzenia (wyrok SN z 6.10.2010, II CSK 180/10). Inwestor też ma współdziałać (art. 354 § 2 k.c.). Za podwykonawców firma odpowiada jak za siebie (art. 474 k.c.).

Kara za opóźnienie czy za zwłokę – które słowo wpisać?

Wpisz wprost, za co odpowiada wykonawca, bo samo słowo bywa czytane różnie. Zwłoka to spóźnienie, za które dłużnik odpowiada (art. 476 k.c.). Opóźnienie to każde przekroczenie terminu.

• Linia SN. Odpowiedzialność bez względu na przyczynę musi być w umowie wyraźnie określona, nie można się jej domyślać (art. 473 § 1 k.c.; II CSK 180/10). W tej sprawie kara „za dzień opóźnienia” nie obciążyła firmy, która nie odpowiadała za spóźnienie.
• Inne odczytanie. Sąd Apelacyjny w Łodzi, powołując ten sam wyrok SN, uznał karę za „każdy dzień opóźnienia” z aneksu małżonków z firmą za rozszerzenie odpowiedzialności, oderwane od winy (wyrok z 27.11.2014, I ACa 773/14).

Jako inwestor nie licz więc na samo słowo „opóźnienie”. Wypisz okoliczności, które firmy nie usprawiedliwiają: brak ekipy, spóźnione dostawy, podwykonawcy, pogoda inna niż siła wyższa. Zapis o pogodzie zadziałał w sprawie prywatnych inwestorów: firma nie obroniła się zimą ani „reżimami technologicznymi” (wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z 21.03.2018, III Ca 1/18).

Jako wykonawca pisz „zwłoka” i od razu dokumentuj przeszkody: późne przekazanie terenu, roboty dodatkowe, brak decyzji inwestora.

Czy obok kary możesz żądać odszkodowania?

Tylko gdy umowa to przewiduje. Żądanie odszkodowania ponad karę nie jest dopuszczalne, chyba że strony inaczej postanowiły (art. 484 § 1 k.c.). Bez tego zdania niska kara zamyka drogę do pokrycia reszty strat z tego zdarzenia, np. najmu mieszkania.

Kara dotyczy tylko wypadku, na który ją zastrzeżono. Moim zdaniem kara za zwłokę w oddaniu domu nie obejmuje więc wad robót. Do nich potrzebujesz osobnego zapisu albo rękojmi. Inaczej bywa, gdy wada jest istotna i słusznie odmawiasz odbioru: wtedy zwłoka może trwać dalej.

Gdy jesteś konsumentem, a umowa firmy ma karę bez prawa do wyższego odszkodowania, zwłaszcza niską, sprawdź art. 385³ pkt 2 k.c. (istotne ograniczenie odpowiedzialności). SN oceniał taki zapis przy umowie deweloperskiej, o czym piszę w tekście Kara umowna za opóźnienie dewelopera to nie wszystko. Przełomowa uchwała Sądu Najwyższego. Wyroku przy robotach budowlanych nie znalazłem, ale moim zdaniem argument jest podobny.

Ile powinna wynosić kara i czy wpisywać limit?

Kodeks nie podaje stawki ani limitu (art. 483–484 k.c.). Stawki z wyroków to przykłady, a nie norma:

• 0,5% wartości umowy za dzień, bez limitu: dom za 170 000 zł, 528 dni, kara 448 800 zł (I ACa 773/14),
• 0,2% wynagrodzenia netto za dzień z limitem 20%: wyliczenie dało ok. 190 000 zł, limit obciął karę do 115 392,97 zł (III Ca 1/18).

Limit daje wykonawcy przewidywalność, a inwestorowi mniejsze ryzyko obniżenia kary. Wpisz też podstawę: netto czy brutto, całość czy etap. Gdy aneks zmniejsza zakres robót, ustal, od czego liczysz. SN poddał w wątpliwość liczenie kary od wynagrodzenia sprzed takich aneksów (wyrok z 2.04.2014, IV CSK 416/13; spór podwykonawcy o budowę boiska).

Kiedy sąd obniży karę umowną?

Sąd może zmniejszyć karę, gdy zobowiązanie wykonano w znacznej części albo gdy kara jest rażąco wygórowana (art. 484 § 2 k.c.). Robi to na żądanie dłużnika. Zapis umowy, że strony rezygnują z obniżenia, tego prawa nie odbierze.

Rażąco wygórowana. Zasadniczym kryterium jest stosunek kary do szkody, a katalog kryteriów pozostaje otwarty (IV CSK 416/13). Liczy się też relacja do wynagrodzenia. W tej sprawie kara 255 242,27 zł przewyższyła wynagrodzenie 240 010,67 zł, a SN napisał, że sankcji polegającej na pozbawieniu wykonawcy zapłaty nie można aprobować, nawet przy zwłoce z winy umyślnej. Wyrok uchylił orzeczenie sądu apelacyjnego i zwrócił mu sprawę.

Znaczna część. Gdy obiekt oddano w całości, ale po terminie, zostaje tylko rażące wygórowanie (IV CSK 416/13). Inny skład SN, w sporze firm, dopuścił obniżkę z tego powodu przy karze za zwłokę, gdy wykonawca przed zwłoką oddał część robót, a inwestor z nich korzystał. Liczy się więc, czy wykonana część miała dla Ciebie znaczenie.

Dwie sprawy prywatnych inwestorów pokazują rozpiętość:

• I ACa 773/14. Sąd okręgowy obniżył karę 448 800 zł do 44 880 zł. Sąd apelacyjny podniósł ją do 89 760 zł, czyli 20%. Wskazał na funkcję kary, poniesioną szkodę, długość spóźnienia i zatajenie kłopotów finansowych firmy.
• III Ca 1/18. Sądy nie obniżyły 115 392,97 zł, choć firma wykonała ok. 90% prac. Spóźnienie było długie, inwestorzy wybrali ofertę ze względu na termin i musieli zlecić dokończenie innej firmie.

Dlatego zbieraj dowody strat, np. umowę najmu i odsetki kredytu. Do kary ich nie potrzebujesz, ale przydadzą się, gdy firma zażąda obniżenia.

Kara za odstąpienie a kara za opóźnienie – co po odstąpieniu?

Gdy umowa ma obie kary, strona odstępująca co do zasady nie dostanie kary za zwłokę lub opóźnienie (uchwała SN z 18.07.2012, III CZP 39/12; miasto i spółka). Obu naraz nie żądaj. Według nowszego wyroku SN w sporze firm wierzyciel może jednak wybrać podstawę i żądać tylko kary za zwłokę, gdy jest dla niego korzystniejsza. Przed odstąpieniem policz więc obie kwoty.

Uchwała dotyczy umowy, która nie zachowywała kary za zwłokę na wypadek odstąpienia. Czy wyraźny zapis pozwala zsumować obie kary, jest sporne: SN w jednym z wyroków to dopuścił, ale sąd apelacyjny tego poglądu nie podzielił. Bezpieczniej ustal karę za odstąpienie tak, żeby pokrywała też zwłokę sprzed odstąpienia. Zapis o karze za odstąpienie powinien mówić, z czyjej przyczyny strona odstępuje. Gdy umowa ma tylko karę za zwłokę, a taka była wola stron, odstąpienie co do zasady jej nie odbiera. Kiedy odstąpić i jak się rozliczyć, opisuję w tekście Odstąpienie od umowy z wykonawcą: kiedy możesz, jak to zrobić i co z zapłatą.

Jak potrącić karę z wynagrodzenia wykonawcy?

Najpierw wezwanie, potem potrącenie:

1. Wylicz karę na piśmie: zapis umowy, liczba dni, stawka, kwota.
2. Wezwij do zapłaty z terminem z umowy, a gdy go nie ma, z własnym (art. 455 k.c.).
3. Po upływie terminu złóż oświadczenie o potrąceniu (art. 499 k.c.) i zapłać resztę wynagrodzenia.

Potrącana wierzytelność musi być wymagalna (art. 498 § 1 k.c.). Kara bez terminu zapłaty staje się wymagalna po wezwaniu (art. 455 k.c.), więc oświadczenie złożone za wcześnie może nie zadziałać i trzeba je powtórzyć. W III Ca 1/18 inwestorzy potrącili karę z niezapłaconym wynagrodzeniem 46 300 zł, a pozew firmy został oddalony.

Potrącenie ma ryzyko. Wykonawca może żądać obniżenia kary także po potrąceniu. Jeżeli sąd ją obniży, potrącenie działa tylko do obniżonej kwoty, a od reszty wynagrodzenia sąd może zasądzić odsetki, nawet od terminu płatności faktury (art. 481 § 1 k.c.). Zapis umowy firmy, który wyłącza potrącenie wierzytelności konsumenta, w razie wątpliwości jest niedozwolony (art. 385³ pkt 3 k.c.).

Jakie kary dla osoby prywatnej mogą być niedozwolone?

Postanowienie umowy z konsumentem nieuzgodnione indywidualnie nie wiąże go, gdy jest sprzeczne z dobrymi obyczajami i rażąco narusza jego interesy (art. 385¹ § 1 k.c.). Dotyczy to zwłaszcza wzorca od firmy, a uzgodnienie zapisu musi wykazać ten, kto się na to powołuje (art. 385¹ § 3–4 k.c.). W razie wątpliwości niedozwolone są zapisy, które:

• nakładają na konsumenta rażąco wygórowaną karę, gdy nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy (art. 385³ pkt 17 k.c.),
• nakładają wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy za rezygnację z umowy (art. 385³ pkt 16 k.c.).

Niejednoznaczne zapisy wzorca tłumaczy się na korzyść konsumenta (art. 385 § 2 k.c.). Tak sądy odczytały w III Ca 1/18 termin z umowy firmy.

W sporze podnieś oba zarzuty: że zapis nie wiąże i, na wypadek gdyby sąd uznał inaczej, że karę trzeba obniżyć. Co do zasady sąd nie zbada obniżenia, jeżeli o nie nie wnosisz.

Jako wykonawca kary za spóźnioną zapłatę nie wpiszesz. Zabezpieczają Cię odsetki i gwarancja zapłaty (art. 649¹ k.c.).

Przedawnienie kary umownej – 2, 3 czy 6 lat?

Zależy od umowy i od tego, kto żąda kary:

• Inwestor, osoba prywatna, roboty budowlane: 6 lat, koniec w ostatnim dniu roku (art. 118 k.c.).
• Firma, gdy roszczenie wiąże się z jej działalnością: 3 lata, koniec w ostatnim dniu roku (art. 118 k.c.).
• Umowa o dzieło, np. drobne prace: 2 lata od oddania dzieła albo od dnia, w którym miało być oddane (art. 646 k.c.).

Stawka za dzień nie czyni z kary świadczenia okresowego. Kara przedawnia się jak odszkodowanie.

Początek biegu jest sporny, gdy umowa nie podaje stałego terminu zapłaty kary. SN liczy go od dnia, w którym kara byłaby wymagalna po najwcześniejszym możliwym wezwaniu (art. 120 § 1 zd. 2, art. 455 k.c.). Sąd apelacyjny uznał jednak w 2026 r., że każdy dzień kary staje się wymagalny po jego upływie. Licz ostrożnie, od pierwszego dnia zwłoki. Roszczenia przedawnionego nie można dochodzić od konsumenta (art. 117 § 2¹ k.c.).

Wzór zapisu o karach umownych

§ … Kary umowne

1. Wykonawca zapłaci Inwestorowi karę umowną za zwłokę: a) w oddaniu obiektu: … % wynagrodzenia brutto za każdy dzień zwłoki; b) w ukończeniu etapu z harmonogramu: … % wynagrodzenia brutto za ten etap za każdy dzień zwłoki; c) w usunięciu wady: … zł za każdy dzień zwłoki, licząc od dnia wyznaczonego na usunięcie.

2. Wykonawca odpowiada także za przekroczenie terminu spowodowane brakiem pracowników, opóźnieniem dostaw, działaniem podwykonawców oraz warunkami atmosferycznymi niebędącymi siłą wyższą.

3. Za odstąpienie od umowy z przyczyn, za które odpowiada Wykonawca, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości … % wynagrodzenia brutto.

4. Łączna wysokość kar nie przekroczy … % wynagrodzenia brutto.

5. Inwestor może żądać odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych.

6. Kary są płatne w terminie … dni od doręczenia wezwania. Inwestor może potrącić je z wynagrodzenia.

Punkty 2 i 5 to zapisy na korzyść inwestora, więc firma może je negocjować. Stawkę w punkcie 3 ustal tak, żeby pokrywała też zwłokę sprzed odstąpienia. Dopasuj wzór do harmonogramu i sposobu płatności.

Jak to wygląda w praktyce?

Pani Ewa i pan Marek 2 lutego 2026 r. podpisują umowę na dom: 600 000 zł brutto, oddanie do 30 czerwca 2026 r., kara 0,1% za dzień zwłoki (600 zł), limit 10% (60 000 zł), płatność 7 dni od wezwania, prawo potrącenia. 18 maja zlecają dodatkowe okno dachowe, a kierownik budowy wpisuje, że przesuwa to roboty o 12 dni. Firma oddaje dom 8 września.

Spóźnienie to 70 dni. Inwestorzy uznają 12 dni, więc zwłoka to 58 dni, a kara 34 800 zł. Wezwanie dochodzi 15 września, termin mija 22 września. 24 września potrącają karę z ostatniej raty 90 000 zł i płacą 55 200 zł. Rachunki za najem zachowują na wypadek żądania obniżenia kary.

Co możesz zrobić

1. Przed podpisem sprawdź stawkę, podstawę, limit, słowo „zwłoka” lub „opóźnienie”, odszkodowanie i potrącenie.
2. W trakcie budowy zmiany terminu zapisuj w aneksie, a przeszkody w dzienniku budowy.
3. Przy odbiorze nie podpisuj zdania, że nie masz roszczeń.
4. Po terminie wylicz karę, wyślij wezwanie, a dopiero potem potrącaj.
5. Przed odstąpieniem policz, która kara daje więcej.
6. Pilnuj przedawnienia i przed jego końcem wnieś pozew.

Sprawdzam projekt umowy o roboty budowlane albo piszę ją od zera, z karami, limitem i potrąceniem. Gdy spór już trwa, liczę karę, piszę wezwanie i oświadczenie o potrąceniu, a gdy trzeba, prowadzę sprawę w sądzie. Nie obiecuję wyniku.

Masz podobną sytuację? Opisz ją w formularzu poniżej. W ciągu 24 h roboczych odpiszę, co trzeba zrobić, i prześlę ofertę z ceną i terminem. Do akceptacji oferty nic nie płacisz.

Najczęstsze pytania

Czy kary umowne w umowie najmu są dopuszczalne?

Tak, za obowiązek niepieniężny, np. zwłokę w wydaniu lokalu. Za zaległy czynsz kary nie zastrzeżesz, bo to świadczenie pieniężne, więc należą się odsetki (art. 483 § 1, art. 481 § 1 k.c.).

Czy kary umowne można wpisać w umowie zlecenia?

Tak. Art. 483–484 k.c. dotyczą każdej umowy, więc karę zastrzeżesz za obowiązek niepieniężny zleceniobiorcy. Za brak zapłaty wynagrodzenia zleceniodawca płaci odsetki, nie karę (art. 481 § 1 k.c.).

Czym różnią się kary umowne w umowie deweloperskiej?

Art. 483–484 k.c. działają tak samo, ale dochodzą przepisy ustawy deweloperskiej i inne roszczenia nabywcy. Opisuję je w tekście Odszkodowanie od dewelopera za opóźnienie: kara umowna, odsetki i kiedy możesz odstąpić od umowy.

Czy aneks z nowym terminem kasuje naliczoną karę?

Zależy od treści (art. 65 § 2 k.c.). W I ACa 773/14 inwestorzy zrzekli się kary pod warunkiem ukończenia prac do daty z ugody. Firma nie zdążyła, więc kara została. Wpisz w aneksie, co dzieje się z karą za czas wcześniejszy.

Czy wykonawca może naliczyć karę osobie prywatnej?

Tak, za obowiązek niepieniężny, np. przekazanie terenu budowy albo odbiór (art. 647 k.c.). Rażąco wygórowana kara w umowie z konsumentem może go nie wiązać (art. 385³ pkt 17 k.c.).

Czy kara umowna musi być zapisana na piśmie?

Art. 483 k.c. nie wymaga formy szczególnej. Umowa o roboty budowlane powinna być stwierdzona pismem, ale bez rygoru nieważności (art. 648 § 1, art. 73 § 1 k.c.). Kary ustalonej tylko ustnie trudno jednak dowieść.

Źródła

• Ustawa z 23.04.1964 – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): przepisy powołane w tekście.
• Uchwały SN: składu 7 sędziów z 6.11.2003, III CZP 61/03; z 18.07.2012, III CZP 39/12.
• Wyroki SN: z 6.10.2010, II CSK 180/10; z 2.04.2014, IV CSK 416/13.
• Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 27.11.2014, I ACa 773/14.
• Wyrok Sądu Okręgowego w Łodzi z 21.03.2018, III Ca 1/18.
• Obwieszczenie Ministra Sprawiedliwości z 8.04.2026 w sprawie wysokości odsetek ustawowych za opóźnienie (M.P. 2026 poz. 367).