Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: co wpisać przy wydaniu i zwrocie lokalu (wzór)

Oddajesz klucze po wynajmie, a właściciel pokazuje rysy na panelach i mówi, że to Twoja wina. Albo wynajmujesz i słyszysz od lokatora, że dziura w drzwiach była od początku. Protokół zdawczo-odbiorczy to dokument, w którym strony zapisują stan mieszkania, liczniki, klucze i wyposażenie w dniu wydania i w dniu zwrotu lokalu. Przy zwykłym najmie strony sporządzają go przed wydaniem lokalu, a protokół jest podstawą rozliczeń przy zwrocie (art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów, dalej: u.o.p.l.). Przy najmie okazjonalnym zgłoszonym do urzędu skarbowego i przy instytucjonalnym ustawa go nie wymaga, ale bez niego domniemywa się, że lokal wydano w dobrym stanie (art. 675 § 3 k.c.). Niżej masz wzór do skopiowania i przykład rozliczenia kaucji.

Masz taką sprawę? Zobacz, jak pomagam: Kaucja — rozliczenie i spory.

Stan prawny na 7.11.2026. Opisuję protokół przy najmie mieszkania: zwykłym, okazjonalnym i instytucjonalnym. Ustawa o ochronie praw lokatorów (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725) nie zmieniła się od ogłoszenia tekstu jednolitego. Orzeczenia Sądu Najwyższego wprost o art. 6c nie znalazłem, dlatego powołuję też sądy apelacyjne i okręgowe. To oceny konkretnych spraw, a nie wiążąca linia orzecznicza. Wyrok sądu rejonowego to tylko przykład: nie ustaliłem, czy jest prawomocny. Wzór dopasuj do swojej umowy.

Protokół odbioru mieszkania po wynajmie – czy jest obowiązkowy?

To zależy od rodzaju umowy. Czym różnią się te umowy, opisuję w tekście Umowa najmu mieszkania: zwykła, okazjonalna czy instytucjonalna – co wybrać.

Art. 6c mówi tylko o protokole przed wydaniem lokalu. O protokole przy zwrocie nie wspomina ani ta ustawa, ani art. 675 k.c. Spisz go mimo to, bo dopiero dwa opisy można porównać. Art. 6c nie przewiduje kary za brak protokołu. Skutek jest dowodowy: w sporze trudniej wykazać, jak lokal wyglądał na początku.

Co się dzieje, gdy nie ma protokołu zdawczo-odbiorczego?

Wtedy domniemywa się, że lokal wydano najemcy w stanie dobrym i przydatnym do umówionego użytku (art. 675 § 3 k.c.). To domniemanie można obalić, ale dowody musi przedstawić najemca. Domniemanie działa przy każdym rodzaju najmu.

Zdjęcia mogą uratować najemcę. W sprawie przed Sądem Rejonowym w Gdyni protokołu nie było, a umowa mówiła tylko, że najemcy nie wnoszą zastrzeżeń. Sąd uznał, że taki zapis nie oznacza lokalu bez uszkodzeń. Najemcy mieli zdjęcia zrobione 5 dni po umowie, a ich datę sąd potwierdził oględzinami aparatu. Wynajmująca miała zdjęcia bez daty, z ogłoszenia o wynajmie. Jej pozew oddalono, a najemcy odzyskali resztę kaucji (wyrok z 19.03.2026, I C 543/23).

Wynajmujący też może stracić. Domniemanie nie dowodzi, co dokładnie było w lokalu, i nie zastępuje dowodu szkody. Dwie takie sprawy opisuję niżej.

Brak protokołu nie zamyka sporu. Sąd Apelacyjny w Katowicach, w sporze dwóch przedsiębiorców, pisał o protokole zwrotu, że ma on znaczenie dowodowe, a przy jego braku stan lokalu można wykazać innymi dowodami (wyrok z 14.01.2022, V AGa 12/20). Spór przenosi się wtedy na zdjęcia, wiadomości i świadków. Jeden sąd rejonowy uznał jednak, że protokołu z wydania przy zwykłym najmie nie zastąpią świadkowie, i kazał spółce wynajmującej zwrócić potrąconą kwotę. To pojedyncza ocena, według Portalu Orzeczeń nieprawomocna, ale dobry powód, by protokół spisać.

Protokół odbioru mieszkania od wynajmującego – co wpisać przy wydaniu?

Wpisuj fakty, miejsca i liczby, czyli to, co da się później porównać.

• Dane podstawowe: data, godzina, adres, data umowy, strony. Gdy najemców jest dwoje, podpisują oboje.
• Stan techniczny i stopień zużycia instalacji i urządzeń. Tego wymaga art. 6c u.o.p.l. Przykład: „bateria w kuchni z 2019 r., kapie”.
• Każde pomieszczenie osobno: ściany, sufit, podłoga, okna, drzwi, a przy uszkodzeniu miejsce i wymiar.
• Liczniki: numer i stan prądu, gazu, wody, ciepła. Bez stanu licznika trudno wykazać, ile najemca zużył.
• Klucze: rodzaj i liczba kompletów, piloty, karty.
• Wyposażenie: meble i sprzęty z modelem i stanem, także te schowane w szafkach.
• Zdjęcia: ponumeruj je i wpisz numery przy elementach. Zachowaj oryginalne pliki, bo to one pozwalają ustalić datę.

Unikaj ogólników. Sąd Okręgowy w Łodzi uznał, że zapis „stolarka drzwiowa – stan dobry” nie dowodzi, że w lokalu były dwie pary drzwi, których brakowało przy zwrocie. Wynajmujący nie dostał 3400 zł za nowe drzwi (wyrok z 18.12.2015, III Ca 1246/15). Sąd Apelacyjny w Warszawie, przy najmie domu, wziął pod uwagę, że protokół z wydania był mniej dokładny niż końcowy, a podłogi przez kilka lat używali wcześniej inni najemcy. Wynajmujący nie dostali pieniędzy na ich renowację (wyrok z 25.06.2018, VI ACa 354/16).

Protokół zdawczo-odbiorczy – wzór do skopiowania

Skopiuj wzór do Worda. Użyj tego samego wzoru przy wydaniu i przy zwrocie, wtedy porównasz wiersz po wierszu.

Protokół zdawczo-odbiorczy lokalu mieszkalnego: wydanie / zwrot (niepotrzebne skreślić)

Uwagi wynajmującego: ……

Uwagi najemcy: ……

Strony potwierdzają, że protokół opisuje stan lokalu w dniu jego sporządzenia, z zastrzeżeniem wpisanych uwag. Protokół nie zawiera zrzeczenia się roszczeń. Załączniki: zdjęcia nr …… . Sporządzono w 2 egzemplarzach.

Podpis wynajmującego: …… Podpis najemcy: ……

Protokół odbioru mieszkania od najemcy – co sprawdzić przy zwrocie?

1. Zapisz datę opróżnienia lokalu i to, czy zostały w nim rzeczy najemcy. Od tego dnia biegnie miesiąc na zwrot kaucji (art. 6 ust. 4 u.o.p.l.).
2. Porównaj każdy wiersz ze stanem z wydania i zrób zdjęcia różnic.
3. Spisz liczniki, policz klucze i wyposażenie.
4. Wpisz uwagi każdej strony. Gdy nie znasz jeszcze kosztu naprawy, opisz samo uszkodzenie.
5. Podpiszcie oba egzemplarze i zachowajcie po jednym.

Podpis ma skutki. Dokument prywatny dowodzi, że osoba, która go podpisała, złożyła zawarte w nim oświadczenie (art. 245 k.p.c.). Sąd Okręgowy w Szczecinie przyjął, że najemczyni, która bez uwag podpisała protokół zwrotu z listą usterek, oświadczyła, że jego treść jest zgodna ze stanem faktycznym (wyrok z 29.10.2019, II Ca 214/19). Sąd dodał, że długi najem, tu 14 lat, sam nie zwalnia najemcy z odpowiedzialności. Jeżeli nie zgadzasz się z wpisem, dopisz własną uwagę przed podpisem.

Brak uwag przy zwrocie działa w drugą stronę, ale nie zawsze zamyka sprawę. Wynajmująca, która przyjęła klucze bez protokołu, obroniła potrącenia zdjęciami i świadkami. Tę sprawę opisuję w tekście Kaucja za mieszkanie: ile może wynosić, kiedy zwrot i jakie potrącenia.

Zużycie czy szkoda – jak to zapisać w protokole?

Najemca zwraca lokal w stanie niepogorszonym, ale nie odpowiada za zużycie będące następstwem prawidłowego używania (art. 675 § 1 k.c.). W protokole opisz fakt, a oceny zostaw na rozliczenie. Napisz „rysa 12 cm na panelu przy drzwiach balkonowych”, a nie „zniszczona podłoga”.

W sprawie warszawskiej za zużycie ponad normę sąd uznał otwory w ścianach zrobione bez zgody wynajmujących, ale nie przyznał kosztów przywrócenia podłóg „do nowości” (VI ACa 354/16). Sąd w Gdyni jako ślady eksploatacji ocenił zmatowione blaty i niedokręcone drzwiczki szafki (I C 543/23). Zawsze liczy się konkretny lokal, wiek rzeczy i czas najmu.

Wynajmujący wykazuje szkodę i jej wysokość. Zwrot lokalu w gorszym stanie to już niewykonanie umowy, więc najemca, który chce uniknąć odszkodowania, musi udowodnić, że to normalne zużycie (wyrok Sądu Najwyższego z 11.05.1999, I CKN 1304/98). Wynajmujący potrzebuje więc czegoś więcej niż kwoty:

• Sam protokół z rzeczoznawcą może nie wystarczyć. W Warszawie wynajmujący przyszli na odbiór z asesorem komorniczym i rzeczoznawcą i zaliczyli z kaucji 38 000 zł na zniszczenia. Sąd powołał biegłego i uznał 1164,38 zł za otwory w ścianach i malowanie (VI ACa 354/16).
• Cena nowej rzeczy to za mało. W Gdyni wynajmująca liczyła szkodę według cen z katalogów, bez uwzględnienia zużycia, i nie wykazała jej wysokości.

Przy zwykłym najmie dochodzi art. 6e ust. 1 u.o.p.l. Najemca odnawia lokal, chyba że umowa stanowi inaczej (art. 6f). Czy płaci też za urządzenia zużyte przy prawidłowym używaniu, jest sporne. Ten spór oraz najem okazjonalny i instytucjonalny opisuję w tekście o kaucji.

Co zrobić, gdy druga strona nie chce podpisać protokołu?

Sporządź protokół sam i zabezpiecz dowody. Protokół podpisany przez jedną stronę dowodzi tylko, że ta strona złożyła oświadczenie (art. 245 k.p.c.). Dlatego:

1. Wpisz w protokole „odmówił podpisu” z datą i godziną.
2. Zrób zdjęcia albo film wszystkich pomieszczeń, liczników i kluczy.
3. Poproś świadka, żeby był przy oględzinach i podpisał protokół.
4. Wyślij drugiej stronie protokół i zdjęcia mailem albo listem poleconym.
5. Przekaż klucze za pokwitowaniem. Nie zostawiaj ich w lokalu bez śladu.

Wynajmujący nie może uzależniać odbioru lokalu od podpisania swojego protokołu. Tak przyjął Sąd Apelacyjny w Katowicach: protokół nie jest przesłanką zwrotu, a wynajmujący powinien współdziałać przy odbiorze (V AGa 12/20; art. 354 § 2 k.c.). To była sprawa przedsiębiorców i lokalu użytkowego, ale opiera się na art. 675 § 1 k.c., który dotyczy każdego najmu. Odmowa odbioru bez uzasadnionego powodu to zwłoka wierzyciela (art. 486 § 2 k.c.), także gdy lokal jest w gorszym stanie. Wynajmujący zachowuje wtedy roszczenie o szkodę.

Gdy właściciel nie przychodzi, zaproponuj termin na piśmie, a potem utrwal stan lokalu zdjęciami albo nagraniem.

Oddanie kluczy nie rozwiązuje jednak umowy. Kto wyprowadza się przed końcem umowy na czas oznaczony i bez skutecznego wypowiedzenia, może nadal odpowiadać za czynsz. Jak zakończyć umowę, opisuję w tekście Wypowiedzenie umowy najmu mieszkania: terminy, przyczyny i co musi zawierać pismo.

Sąd w Gdyni dopuścił też nagranie odbioru zrobione bez wiedzy wynajmującej, po wyjaśnieniu, dlaczego powstało (I C 543/23). Nie zakładaj, że każdy sąd oceni to tak samo.

Protokół a kaucja i przedawnienie – których dat pilnować?

• Dzień opróżnienia lokalu. Od niego wynajmujący ma miesiąc na zwrot kaucji po potrąceniu należności (art. 6 ust. 4 u.o.p.l., przy najmie okazjonalnym art. 19a ust. 5, przy instytucjonalnym art. 19f ust. 6).
• Dzień zwrotu lokalu. Od niego wynajmujący ma rok na roszczenia o naprawienie szkody z powodu uszkodzenia lub pogorszenia lokalu (art. 677 k.c.).

Bieg przedawnienia przerywa m.in. czynność przed sądem albo uznanie roszczenia (art. 123 § 1 k.c.). Samo wezwanie do zapłaty do tej listy nie należy. Wynajmujący, który tylko wysyła pisma, ryzykuje przedawnienie.

Przykład. Pani Karolina od wtorku 1 października 2024 r. wynajmuje od pana Tomasza mieszkanie na zwykłą umowę najmu. Czynsz wynosi 2500 zł, a kaucja 5000 zł, czyli 2 czynsze. Od 1 października 2025 r. czynsz to 2700 zł. Protokół z wydania mówi: rysy na panelach w przedpokoju, 3 komplety kluczy, drzwi łazienkowe bez uszkodzeń.

Pani Karolina opróżnia lokal w środę 30 września 2026 r. Protokół zwrotu mówi: 2 komplety kluczy, dziura w drzwiach łazienkowych, niedopłata za wodę według liczników. Ścian nie pomalowała, a umowa nie zmienia art. 6e ust. 1 u.o.p.l. We wtorek 20 października 2026 r. pan Tomasz wysyła rozliczenie z oświadczeniem o potrąceniu i przelewa 2330 zł.

Kaucja do rozliczenia to 2 × 2700 zł = 5400 zł (art. 6 ust. 3 u.o.p.l.). Należało zwrócić 5400 zł − 2270 zł = 3130 zł, więc brakuje 800 zł. Termin zwrotu upływa w piątek 30 października 2026 r. Od następnego dnia pani Karolinie należą się odsetki ustawowe za opóźnienie od 800 zł (art. 481 § 1 k.c.). Roszczenia o szkody ponad kaucję pan Tomasz ma czas dochodzić do czwartku 30 września 2027 r. (art. 677 k.c.).

Co możesz zrobić

1. Przed wprowadzeniem dołącz wzór protokołu do umowy i wpisz w niej, że strony spiszą go przy wydaniu i zwrocie.
2. W dniu wydania spiszcie liczniki i klucze i zróbcie ponumerowane zdjęcia.
3. W trakcie najmu zgłaszaj usterki na piśmie albo mailem i zachowuj odpowiedzi.
4. Przed wyprowadzką zaproponuj na piśmie termin odbioru.
5. W dniu zwrotu porównajcie stan z protokołem i zapiszcie datę opróżnienia lokalu.
6. Po zwrocie sprawdź rozliczenie pozycja po pozycji: czy usterka nie była wpisana przy wydaniu i czy jest dowód kosztu.

Gdy spór już trwa, porównuję oba protokoły, oddzielam szkodę od zwykłego zużycia i liczę kwotę kaucji do zwrotu. Najemcy przygotowuję wezwanie, wynajmującemu rozliczenie z dowodem do każdej pozycji, a gdy trzeba, składam pozew. Nie obiecuję wyniku. Powiem wprost, które pozycje obronisz, a których nie.

Masz podobną sytuację? Opisz ją w formularzu poniżej. W ciągu 24 h roboczych odpiszę, co trzeba zrobić, i prześlę ofertę z ceną i terminem. Do akceptacji oferty nic nie płacisz.

Najczęstsze pytania

Czy protokół zdawczo-odbiorczy musi być na piśmie i czy potrzebny jest notariusz?

Art. 6c u.o.p.l. nie określa formy ani nie wymaga notariusza. Spisz protokół i podpiszcie go, bo wtedy działa art. 245 k.p.c.

Czy protokół bez uwag zamyka sprawę rozliczeń?

Co do zasady nie, ale jest mocnym dowodem dla najemcy. Inaczej może być, gdy strony wpiszą, że nie mają wobec siebie roszczeń, bo to może oznaczać zwolnienie z długu (art. 508 k.c.). Dlatego wzór mówi, że protokół nie zawiera zrzeczenia się roszczeń.

Czy w protokole można od razu rozliczyć kaucję?

Tak. Wpiszcie należności, potrącaną kwotę i kwotę do zwrotu. Potrącenia dokonuje się przez oświadczenie złożone drugiej stronie (art. 499 k.c.).

Czy przy nowej umowie z tym samym najemcą trzeba robić nowy protokół?

Art. 6c u.o.p.l. mówi o protokole przed wydaniem lokalu, a najemca już w nim mieszka. Jeżeli spisujecie nowy protokół, nie przepisuj starego bez oględzin.

Protokół odbioru mieszkania od dewelopera – czy ten wzór wystarczy?

Nie. Tam obowiązuje art. 41 ust. 3 ustawy deweloperskiej: nabywca zgłasza w protokole wady, a deweloper ma 14 dni na odpowiedź (art. 41 ust. 4). Opisuję to w tekście Odbiór mieszkania od dewelopera krok po kroku: protokół, wady, terminy.

Protokół odbioru mieszkania po remoncie – czy to ten sam dokument?

Nie. To odbiór pracy wykonawcy: zamawiający odbiera dzieło (art. 643 k.c.), a inwestor obiekt przy umowie o roboty budowlane (art. 647 k.c.).

Źródła

• Ustawa z 21.06.2001 o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz.U. 2023 poz. 725): art. 2 ust. 1 pkt 4, 6 ust. 3 i 4, 6b ust. 2 pkt 9, 6c, 6e ust. 1, 6f, 19a ust. 5, 19e, 19f ust. 6, 19j.
• Ustawa z 23.04.1964 – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. 2026 poz. 795): art. 123 § 1, 354 § 2, 481 § 1, 486 § 2, 499, 508, 643, 647, 675 § 1 i 3, 677.
• Ustawa z 17.11.1964 – Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz.U. 2026 poz. 468): art. 245.
• Ustawa z 20.05.2021 o ochronie praw nabywcy lokalu mieszkalnego lub domu jednorodzinnego oraz Deweloperskim Funduszu Gwarancyjnym (t.j. Dz.U. 2026 poz. 880): art. 41 ust. 3 i 4.
• Wyroki: Sądu Najwyższego z 11.05.1999, I CKN 1304/98 (OSNC 1999, nr 12, poz. 206); Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 14.01.2022, V AGa 12/20; Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 25.06.2018, VI ACa 354/16; Sądu Okręgowego w Szczecinie z 29.10.2019, II Ca 214/19; Sądu Okręgowego w Łodzi z 18.12.2015, III Ca 1246/15; Sądu Rejonowego w Gdyni z 19.03.2026, I C 543/23.